Au sein de votre entreprise, il est essentiel que les membres de votre équipe puissent accomplir une tâche récurrente selon le même mode opératoire à chaque fois. Qu’ils soient salariés de longue date ou tout juste embauchés. Et ce, afin de garantir le respect de normes sectorielles (sécurité au travail, gestion de la qualité sanitaire des produits…) et d’assurer la cohérence du processus. Rédiger une procédure opérationnelle standard ou normalisée (PON ou SOP en anglais) est une bonne pratique pour atteindre vos objectifs. Mais dans le cas où vous développez votre activité à l’international avec des collaborateurs étrangers, il est impératif de faire traduire le contenu de ce référentiel interne. Découvrez ce qu’il faut savoir sur la traduction de procédures opérationnelles normalisées pour être sûr de ne pas commettre un impair préjudiciable.
Procédure opérationnelle normalisée (PON) : de quoi s’agit-il ?
Ce document présente de manière précise et formelle la procédure à suivre pour accomplir correctement une opération de routine (exécutée régulièrement) par le personnel de l’entreprise.
Il fournit toutes les instructions nécessaires à l’accomplissement d’une tâche, notamment :
- Les équipes concernées
- Les ressources requises
- Les différentes étapes
- Les résultats escomptés.
Une procédure normalisée est une documentation indispensable pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une usine.
Elle constitue un guide de référence permettant par exemple de :
- Respecter les standards de production ou d’organisation pour offrir une qualité constante.
- Garantir la santé et la sécurité des employés.
- Être conforme aux normes industrielles (ISO…) ou aux réglementations gouvernementales inhérentes au secteur.
Précisions terminologiques : PON, POS, SOP…
En matière de procédures normalisées, plusieurs autres dénominations existent :
- Procédures opérationnelles standardisées ou standard (POS)
- Procédures opératoires normalisées
- Procédures opérationnelles permanentes (POP)
- Standard operating procedures (SOP). L’utilisation de l’acronyme anglais est très courante, même en France.
Mais ces termes désignent bien le même document.
Les caractéristiques d’une procédure opératoire normalisée
Il n’existe pas de règle stricte à respecter lors de la rédaction d’une PON. En effet, les besoins en matière de contenu et de format diffèrent d’une entreprise à une autre, d’un secteur d’activité à un autre.
Mais, on retrouve généralement certaines informations clés comme :
- Les éléments d’identification : nom de la société, titre de la procédure, numéro de référence (version…), inscription de la procédure dans le temps (point de départ et fin)…
- Les responsabilités impliquées : attribution des tâches, spécificités des opérations à mener…
- Le listing des ressources nécessaires : matériel, équipements, logiciels…
- Le descriptif détaillé des étapes à suivre.
L’essentiel est de fournir des instructions claires et précises.
De même, le choix du format est libre : listes à puces, organigramme, images annotées, graphiques… L’important est d’opter pour la présentation facilitant la compréhension des mesures et leur application.
À noter : il faut veiller à actualiser une PON pour toutes les actions correctives menées sur une opération, sans oublier de diffuser la nouvelle version auprès de l’ensemble des collaborateurs concernés.
Quels sont les avantages à l’élaboration de procédures opérationnelles normalisées ?
Formaliser les procédures internes présente plusieurs avantages :
- Faciliter la formation des nouveaux employés grâce à une base documentaire commune.
- Améliorer l’organisation interne et la communication.
- Favoriser la polyvalence du personnel.
- Gagner en efficacité et en productivité.
- Simplifier la reproductibilité et la traçabilité des opérations quel que soit le membre de l’équipe à la manœuvre.
- Répondre aux exigences de qualité, sécurité…
- Réduire de manière significative les risques d’erreurs.
- Prouver la mise en conformité du travail accompli avec le cadre réglementaire en vigueur.
Ainsi, vous attestez de pratiques irréprochables en matière de sécurité des aliments, prévention de risques infectieux, sécurité sanitaire des produits pharmaceutiques…
Traduction des procédures opérationnelles normalisées : les points clés
Qui est concerné par la traduction de procédures opérationnelles normalisées ?
L’établissement de PON est particulièrement crucial dans certaines industries comme le secteur pharmaceutique ou agroalimentaire soumis à des normes strictes pour protéger la santé des consommateurs.
Mais la mise en œuvre de procédures normalisées est une pratique courante dans de nombreuses entreprises, quels que soient leur typologie et leur domaine de spécialité.
Par exemple, vous pouvez en élaborer une pour optimiser l’onboarding de l’ensemble de vos collaborateurs, français et étrangers. Mais dans ces cas-là, il est essentiel de miser sur une traduction multilingue.
Pourquoi les traduire en langue étrangère ?
Proposer ce type de document traduit dans plusieurs langues étrangères est primordial pour une entreprise internationale comme la vôtre (ou en passe de le devenir).
En effet, fournir des traductions multilingues de vos SOP permet de :
- Assurer la bonne compréhension des procédures à suivre par l’ensemble des employés impliqués, quelle que soit leur langue maternelle.
- Garantir la normalisation des processus opérationnels sur la totalité des sites, quel que soit le pays (de production, de développement…).
Ainsi, votre entreprise a l’assurance de mettre en œuvre une PON fiable et uniformisée pour tous les opérateurs concernés à l’échelle mondiale.
Mais encore faut-il faire une traduction précise à la hauteur des enjeux et des exigences de qualité et de rigueur !
PON : quels sont les enjeux de traduction de documents de ce type ?
Une seule approximation terminologique ou mauvaise transcription du texte original dans la langue cible peut avoir de lourdes conséquences. Mise en danger du personnel, contamination entraînant la responsabilité de l’entreprise, identification de non-conformités lors d’un contrôle qualité opéré par les autorités compétentes…
Or, les documents à traduire comportent une terminologie complexe propre à votre domaine d’activité.
N’espérez pas obtenir une traduction de qualité en utilisant un logiciel de traduction automatique ! Certes, il livre un contenu traduit rapidement mais de manière imparfaite : traduction effectuée mot à mot avec des erreurs, incapacité à traduire directement les infographies, schémas ou graphismes présents dans vos PON…
Faire appel à un traducteur généraliste ou à un collaborateur bilingue n’est pas plus indiqué.
Pour traduire des documents techniques de ce type, adressez-vous à un prestataire linguistique avec une expertise métier éprouvée en la matière et rompu à cet exercice particulier. C’est le cas de la société de traduction spécialisée AxioTrad !
Agence de traduction spécialisée : l’expertise requise pour des PON parfaitement traduites
En matière de procédures opérationnelles standard, notre cabinet de traduction est en mesure de répondre aux forts enjeux qui sont les vôtres : traduction de qualité irréprochable, respect des délais… Et ce, quels que soient vos besoins en traduction, la complexité de votre domaine de spécialisation et les combinaisons linguistiques requises (anglais, espagnol, arabe, néerlandais, portugais, polonais, roumain, norvégien…).
Pour chaque projet de traduction de PON, nous missionnons le bon profil parmi notre réseau de traducteurs professionnels expérimentés et experts en traduction technique, traduction scientifique, traduction médicale et pharmaceutique… Nos chefs de projet sélectionnent un traducteur spécialisé dans votre secteur et natif. Il comprend la complexité des instructions fournies dans la langue source et les traduit fidèlement vers la langue cible (sa langue maternelle) avec une précision sans faille.
À noter : pour améliorer l’homogénéité et la qualité des traductions, notre équipe de traducteurs s’appuie sur des outils d’aide à la traduction (TAO) performants permettant la création de mémoires de traduction et de glossaires. À ne pas confondre avec les logiciels de traduction automatique !
Pour garantir le bon déroulement de la mission jusqu’à la livraison, notre entreprise de traduction spécialisée applique une démarche qualité stricte (vérification, relecture minutieuse…).
Bon à savoir : pour optimiser la mise en page de vos SOP quels que soient le format choisi et la combinaison linguistique, adoptez notre solution clé en main : traduction professionnelle et PAO multilingue. Découvrez également nos autres services linguistiques : interprétariat, traduction assermentée, traduction de site web, service de traduction vidéo…
Résultat : vous donnez les moyens à vos collaborateurs d’exécuter vos procédures opérationnelles avec la même exigence (constance et rigueur) aussi bien en France qu’à l’étranger.
La mise en œuvre de procédures normalisées n’est pas réservée à l’industrie agroalimentaire ou pharmaceutique. Dans votre domaine, elles permettent de garantir non seulement un niveau de qualité et de sécurité élevé et continu, mais également le respect des réglementations sectorielles. Pour une diffusion réussie auprès de l’ensemble de vos collaborateurs à l’échelle internationale, il est important de les faire traduire par un partenaire expert. C’est le cas d’AxioTrad. Demandez sans attendre un devis gratuit !
