Obtenir des marchés publics ou privés : voilà une belle opportunité pour votre agence d’architecture de développer son activité ! Mais avant de soumettre vos réponses aux appels d’offres nationaux et internationaux, mieux vaut bien vous préparer pour espérer les remporter. Pour vous accompagner dans votre démarche et maximiser vos chances de la couronner de succès, découvrez les raisons de répondre à un appel d’offres de maîtrise d’œuvre et les bonnes pratiques à appliquer.
Les différents types d’appels d’offres
Un appel d’offres est une procédure spécifique. Elle a pour objectif la mise en concurrence de plusieurs opérateurs économiques afin de répondre au besoin (fourniture de produits, prestations de services, travaux) d’un acheteur ou pouvoir adjudicateur. Il s’agit généralement d’organisations gouvernementales, d’administrations et établissements publics ou de sociétés privées.
Ces acheteurs élaborent et fournissent un document d’appel d’offres précisant les contraintes techniques, les besoins particuliers, les délais, les conditions financières…
Parmi les différentes candidatures reçues, ils choisissent ensuite l’offre économiquement la plus avantageuse et répondant parfaitement à tous les critères de sélection définis.
Les appels d’offres ne sont pas réservés aux grands groupes. Votre agence d’architecture a donc toutes ses chances !
Appels d’offres publics et privés
Il faut distinguer :
- L’appel d’offres public très réglementé. En France, il est régi par les dispositions du Code de la commande publique. Ce texte législatif vise à garantir l’égalité de traitement des candidats, le principe de transparence des procédures et la liberté d’accès. Il impose de respecter des règles précises aussi bien pour l’entité adjudicatrice que pour les cabinets d’architectes candidats : modalités de publicité, formalités de réponse aux marchés publics… Candidater nécessite de mettre en œuvre une certaine rigueur administrative.
- L’appel d’offres privé moins encadré. Lancé par des entreprises privées, il n’est pas soumis aux mêmes obligations que celles des commandes publiques. En effet, il s’agit d’une démarche plus souple avec moins de contraintes administratives notamment. Ces sociétés peuvent organiser librement la procédure de consultation et de sélection. Par exemple, elles ne sont pas obligées de publier un avis de marché.
Les différentes procédures de passation d’un marché public
Selon la nature (travaux, fournitures et services) et le montant des marchés publics, la procédure de passation diffère.
La procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence
Il s’agit d’une procédure dite de gré à gré (sans lancer des appels d’offres). Elle ne peut être appliquée que dans certains cas comme :- Marché de travaux avec une valeur estimée inférieure à 100 000 € HT, à condition que le montant cumulé des lots ne dépasse pas 20 % de l’estimation totale de tous les lots. À noter : le seuil habituel de 40 000 € HT a été réévalué, une dérogation temporaire applicable jusqu’au 31 décembre 2024 inclus.
- Circonstances exceptionnelles ou urgence impérieuse ne permettant pas de respecter les délais réglementaires (risque d’incendie, danger sanitaire…)
- Achat de services ou de fournitures permettant de profiter de conditions particulièrement avantageuses sur une période très courte (auprès d’une société en redressement judiciaire par exemple)
- Marché impliquant la fourniture de prestations similaires à celles réalisées par le titulaire du marché précédent
- Achat de services, fournitures ou travaux ne pouvant être fourni que par un seul opérateur économique identifié pour une raison précise (spécificités techniques, livraison complémentaire exécutée par le fournisseur initial)…
La procédure adaptée
Avec un marché à procédure adaptée (Mapa), l’entité adjudicatrice a la possibilité de fixer ses propres règles, dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique (transparence, égalité des candidatures, liberté d’accès).
L’acheteur public peut donc adapter les conditions de la consultation : par exemple les modalités de publicité (choix du support) ou les délais de remise des offres.
Les procédures adaptées concernent notamment les marchés publics de travaux supérieurs à 40 000 € HT et inférieurs à 5 382 000 €.
S’il s’agit d’un marché public de fournitures ou services, le seuil à ne pas dépasser est de :
- 140 000 € HT pour l’État
- 215 000 € HT pour les collectivités locales
- 431 000 € HT pour les opérateurs de réseaux, services de défense ou de sécurité.
À noter : quelle que soit la valeur estimée du besoin, un marché de services spécifiques et de services sociaux peut être passé via la procédure adaptée.
La procédure formalisée
Si la valeur estimée du marché public dépasse les seuils européens fixés pour un Mapa, il est alors obligatoire d’appliquer l’une des procédures formalisées suivantes :
- Appel d’offres ouvert. Toute agence d’architecture peut candidater.
- Appel d’offres restreint. Seuls les maîtres d’œuvre présélectionnés par l’acheteur ont la possibilité de répondre à la consultation.
- Procédure concurrentielle avec négociation. Pour différents cas de figure, le pouvoir adjudicateur peut négocier les conditions du marché avec les opérateurs économiques.
- Dialogue compétitif. Cette procédure est mise en œuvre lorsque l’acheteur n’est pas en mesure de définir seul les moyens (techniques, juridiques, financiers) requis pour répondre au besoin identifié.
Ce type de procédure est particulièrement réglementé pour les acheteurs et les soumissionnaires. Il faut respecter différentes dispositions concernant l’avis de marché, les délais entre chaque étape des appels d’offres, les réponses aux marchés…
Appels d’offres nationaux et internationaux
Un appel d’offres national s’adresse uniquement à des entreprises ayant leur siège social dans le pays dans lequel il a été lancé.
Un appel d’offres international (AOI) élargit le sourcing de l’acheteur (administration, collectivité ou entreprise privée étrangère). Utilisant des moyens de publicité à l’échelle internationale, ce mode de passation de marchés permet à des fournisseurs ou prestataires avec un siège social à l’extérieur ou à l’intérieur du territoire national de candidater.
Le saviez-vous ? Contrairement aux marchés publics européens (MPE) privilégiant les soumissionnaires issus de l’UE, les marchés publics internationaux (MPI) se différencient par un degré d’ouverture aux candidats sans distinction territoriale.
Pour candidater à un MPE ou un MPI, votre agence doit réussir à relever 2 principaux défis :
- Appréhender les contraintes réglementaires qui peuvent varier selon les pays concernés. Se renseigner sur les règles en vigueur est un impératif pour s’assurer de respecter à la lettre les obligations légales. S’associer avec un partenaire local ayant connaissance des procédures et du terrain est aussi une bonne pratique.
- Lever la barrière linguistique. En effet, l’AOI est rédigé en langue étrangère (celle de l’acheteur). Il peut être compliqué de comprendre toutes les subtilités du dossier d’appel d’offres concernant les exigences techniques, administratives, juridiques… De plus, le dossier de réponse doit également être soumis dans la langue du pays cible. Pour pallier cette difficulté, adressez-vous à un prestataire expert : une agence de traduction spécialisée.
6 raisons convaincantes de répondre à des appels d’offres européens ou internationaux
Qu’il s’agisse de marchés internationaux ou européens, votre agence d’architecture a tout intérêt à se positionner sur ce type d’appel d’offres.
En effet, les bonnes raisons sont nombreuses :
- Vous développez votre activité et votre chiffre d’affaires par-delà les frontières françaises. Il s’agit d’un véritable levier de croissance !
- Vous diversifiez de manière significative votre portefeuille client et vous vous donnez l’opportunité de conquérir de nouveaux marchés.
- Vous disposez de moyens pour faciliter vos démarches. Le Document Unique de Marché Européen (DUME) est un formulaire type se substituant aux nombreux certificats habituellement demandés. La plateforme e-Certis stipule l’intégralité des documents pouvant être exigés pour la passation d’un marché public dans chaque État membre… Mis en place dans l’Union Européenne, ces dispositifs d’harmonisation permettent d’alléger la procédure.
- Vous gagnez en visibilité et en notoriété à l’échelle mondiale. Après avoir remporté l’appel d’offres, votre agence se fait connaître auprès de prospects étrangers.
- Vous renforcez votre crédibilité vis-à-vis d’autres clients potentiels. Ces derniers feront plus facilement confiance à une entreprise ayant déjà gagné un appel d’offres européen ou international. Une belle référence à valoriser !
- Vous avez une garantie de paiement. En effet, dans le cadre d’un MPI ou d’un MPE, vous contractualisez avec un client solvable.
Bon à savoir : les MPI sont subventionnés par des bailleurs de fonds publics comme :
- Une banque de développement multilatérale : Banque européenne de développement et de reconstruction (BERD), Banque mondiale, Banque africaine de développement (BAD)
- Une organisation internationale : OCDE, OTAN, Nations Unies, l’Union Européenne
- Un acteur public à l’étranger : gouvernement, collectivité, ministère…
Ils assurent le financement du projet.
Répondre à un appel d’offres de maîtrise d’œuvre à l’international : 7 étapes clés à suivre pour réussir
Pour mettre toutes les chances de votre côté de remporter des marchés publics ou privés, respectez les étapes suivantes :
1. Adoptez une stratégie efficace en réalisant une veille ciblée
Pour pouvoir répondre aux appels d’offres, votre agence d’architecture ne doit pas négliger la phase de recherche pour en trouver !
Il est essentiel de miser sur un processus de veille stratégique afin d’identifier suffisamment tôt les avis de marchés publics et privés correspondant à votre domaine d’activité. En effet, le délai de remise des offres est parfois très court. Il faut donc être réactif !
Pour accéder aux marchés publics ou privés nationaux et internationaux, tout opérateur économique comme vous dispose de plusieurs ressources officielles en ligne. Certaines listent notamment les Avis d’appels publics à la concurrence. Chaque avis de publicité résume les caractéristiques des appels d’offres lancés par les acheteurs publics : objet du marché, localisation, critères de sélection, date limite de réception des offres, procédure à suivre par le soumissionnaire…
Par exemple, vous pouvez consulter :
- Le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE)
- Le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (BOAMP)
- Les Journaux d’Annonces légales (JAL)
- Les plateformes gratuites ou payantes répertoriant les appels d’offres en cours
- Les sites web d’institutions nationales et internationales comme l’Agence Française de Développement (AFD), l’Organisation des Nations Unies (ONU), la Commission européenne, le Parlement européen…
Notre conseil : pour faciliter vos recherches d’avis d’appels d’offres, pensez à automatiser le processus. Abonnez-vous aux newsletters spécialisées et activez des alertes personnalisées pour recevoir une notification en fonction de vos critères (sectoriels, géographiques…).
2. Concentrez-vous sur les appels d’offres les plus porteurs
Il n’est pas question de soumettre une réponse aux appels d’offres d’architecture de chaque acheteur ! En effet, ce serait contre-productif : vous perdriez trop de temps et de ressources, tant la démarche à mener peut être fastidieuse et chronophage.
La bonne pratique consiste à prendre le temps d’étudier chaque avis d’appel d’offres identifié. Pour mener une évaluation pertinente, prenez en compte toutes les données : savoir-faire requis en dehors de votre domaine de compétences, délai trop court pour remettre l’offre… Autant d’indicateurs confirmant le peu de chances de vous voir attribuer le marché et le bien-fondé à ne pas soumissionner.
Cette étape de sélection est décisive. Elle vous permet de définir s’il est judicieux pour votre agence de candidater ou non. Ainsi, vous identifiez les marchés bénéfiques économiquement (avec un bon retour sur investissement) et que votre entreprise est susceptible de gagner.
3. Analysez avec attention le dossier de consultation des entreprises (DCE)
Vous avez ciblé les appels d’offres les plus pertinents ? Il est temps d’examiner avec minutie les documents de la consultation appelés DCE. Téléchargeable gratuitement depuis le profil d’acheteur, le dossier d’appel d’offres fourni doit faire l’objet de toute votre attention.
Le saviez-vous ? Dans le cadre des marchés publics, certaines dispositions de la dématérialisation des procédures sont précisées dans l’article R 2132-5 du Code de la commande publique. Par exemple, si les pièces fournies sont trop volumineuses pour être téléchargées, l’acheteur doit indiquer (dans l’avis d’appel à la concurrence) comment le candidat peut les obtenir électroniquement.
Généralement complexe et volumineux, le DCE détaille l’intégralité des spécificités (techniques, opérationnelles et administratives) du marché. Exigences techniques à suivre, délais d’exécution du marché, formalités à suivre concernant la transmission des offres, contraintes environnementales dont il faut tenir compte…
Le DCE est composé de plusieurs éléments comme :
- Le règlement de consultation
- L’acte d’engagement à signer par l’attributaire du marché et l’acheteur
- Les différents cahiers des charges : cahier des clauses administratives générales (CCAG), cahier des clauses techniques particulières (CCTP)…
- Le bordereau des prix unitaires (BPU)…
Prenez soin d’analyser en profondeur tous les documents d’appel d’offres : la qualité de votre réponse en dépend ! Il est essentiel pour votre entreprise de comprendre précisément les attentes de la maîtrise d’ouvrage (l’acheteur) et de respecter de manière stricte les spécifications requises.
Passer à côté d’une information cruciale pourrait remettre en cause les candidatures de votre agence. Une offre incomplète est éliminatoire.
Bon à savoir : en cas de passation d’un marché public international, le DCE peut comporter une clause précisant l’obligation de fournir une traduction assermentée des pièces justificatives. Une condition de participation décisive qu’il serait dommage de rater !
4. Élaborez le dossier de candidature de votre agence d’architecture
Pour préparer votre réponse à un appel d’offres de maîtrise d’œuvre, faites preuve de précision, de rigueur et d’organisation aussi bien du point de vue de la rédaction que de la documentation fournie.
Veillez à être suffisamment précis et exhaustif. Réunissez tous les documents requis à savoir :
- Tous les formulaires administratifs : déclaration de candidature, acceptation des clauses, acte d’engagement…
- Le mémoire technique. Il s’agit de présenter votre offre et votre savoir-faire distinctif en s’appuyant sur le CCTP et en respectant les règles imposées dans le DCE.
- L’ensemble des éléments prouvant à l’acheteur que votre agence d’architecture est le meilleur candidat pour mener à bien le projet. Vous avez tout à fait compris ses besoins et vous êtes à même de répondre aux différentes exigences (techniques, temporelles, budgétaires…).
- Le budget prévisionnel…
L’objectif est de faire une proposition parfaitement alignée sur les attentes de l’acheteur et de vous démarquer des prestataires concurrents.
Adoptez une présentation soignée, une structure claire et une mise en page impeccable, des indicateurs clés pour rassurer le décideur sur votre professionnalisme. Ajoutez des références. Illustrez vos contenus textuels de diagrammes et plans, éléments indispensables dans le domaine de l’architecture.
Enfin, qu’il s’agisse d’un appel d’offres concernant une mission de maîtrise d’œuvre pour la réhabilitation ou la construction d’un bâtiment public ou privé, respectez scrupuleusement la date-limite de dépôt.
5. N’oubliez pas la traduction spécialisée pour répondre à un appel d’offres de maîtrise d’œuvre à l’international
C’est une étape clé à ne pas bâcler ! En effet, votre dossier de réponse doit être irréprochable, aussi bien sur la forme que sur le fond.
Non seulement il faut veiller à fournir la totalité des documents exigés, mais ils doivent tous être traduits avec une rigueur sans faille dans la langue requise (celle de l’acheteur). L’enjeu est de taille !
Imaginez si l’adjudicateur détecte des erreurs ou des approximations de traduction concernant la terminologie technique employée… De quoi mettre à mal à ses yeux la crédibilité et le niveau d’expertise de votre agence ! Une situation fortement préjudiciable pour vous, avec le risque que votre candidature soit rejetée au détriment de concurrents jugés plus professionnels.
Au contraire, pour augmenter vos chances de décrocher ce marché international, misez sur un dossier traduit en anglais, en allemand ou en suédois avec un haut degré de précision. Et en la matière, être bilingue ne suffit pas !
La solution ? Sollicitez une agence spécialisée en traduction pour architecte. Un atout concurrentiel qui peut faire la différence !
6. Déposez votre candidature en respectant la procédure
Les procédures de marchés publics sont très encadrées, aussi bien sur le plan national qu’international. Elles peuvent varier d’un pays à un autre.
Il est impératif de bien vous renseigner et de respecter les règles de soumission imposées pour ne pas risquer de perdre le marché pour un défaut de procédure.
Bon à savoir : depuis le 1er octobre 2018, la passation des marchés publics égaux ou supérieurs à 25 000 € HT se fait obligatoirement par voie dématérialisée.
Cette dématérialisation concerne toutes les étapes de la procédure des achats publics :
- Mise à disposition du document de consultation
- Transmission des candidatures et des offres (vous devez soumettre une réponse électronique)
- Notifications de l’avis d’attribution de marché
- Signature électronique une fois que le marché est attribué à votre agence
- Émission d’une facturation électronique après la prestation effectuée.
7. Comprenez les raisons de la décision rendue pour améliorer vos prochaines candidatures
L’avis d’attribution du marché public a été publié. Votre agence d’architecture a la confirmation que l’acheteur vous a sélectionné comme titulaire du marché. Bravo ! Ce n’est pas le cas ? C’est l’occasion de mener une réflexion et une analyse afin de comprendre les motivations de rejet de l’acheteur en fonction des critères de sélection. S’il ne le fournit pas automatiquement, demandez-lui de vous envoyer le document détaillant les raisons de sa décision. Une bonne pratique à appliquer afin de progresser dans votre démarche. Vous en tirez les conclusions pour couronner de succès vos prochaines réponses à appels d’offres publics ou privés.À retenir
Quelles sont les démarches pour répondre à un appel d’offres ?
- Chercher et trouver les avis de marché.
- Cibler les appels d’offres nationaux et internationaux les plus porteurs.
- Étudier minutieusement le DCE (dossier de consultation des entreprises).
- Constituer son dossier de réponse.
- Faire traduire les éléments de sa candidature pour un appel d’offres international.
- Soumettre son offre dans les délais impartis.
- Comprendre les raisons d’un rejet pour améliorer ses futures candidatures.
L’agence de traduction spécialisée en architecture : votre atout pour remporter des appels d’offres internationaux
Pour répondre à un appel d’offres international, votre équipe a travaillé à l’élaboration d’un dossier de candidature irréprochable.
Il serait dommage de voir vos efforts réduits à néant à cause d’une mauvaise interprétation des attentes de l’acheteur étranger ou d’une erreur linguistique !
Des traducteurs chevronnés et experts en architecture
Fournir une traduction de qualité professionnelle et rigoureusement fidèle au document source est l’une des clés du succès.
Pour vous accompagner dans la réussite de ce type de projet, faites appel à une agence de traduction spécialisée pour architectes comme AxioTrad !
Engagé à vos côtés, notre chef de projet mobilisera notre équipe composée de traducteurs professionnels natifs, experts dans le domaine de l’architecture.
Maîtrisant les 2 langues de travail (langue source et langue cible), ces linguistes qualifiés traduisent vers leur langue maternelle.
Généralement architectes de métier (comme l’un de nos associés fondateurs), ces traducteurs techniques connaissent parfaitement les spécificités de votre secteur : la complexité du jargon technique utilisé, les aspects contractuels, les réglementations d’urbanisme internationales, les procédures d’AOI.
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Nous sommes en mesure de vous assister à chaque étape d’un appel d’offres :
- Analyse initiale : traduction précise du DCE vous garantissant une bonne compréhension et une adéquation totale avec les attentes de l’adjudicateur.
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- Conformité avec les exigences réglementaires et linguistiques requises : traductions certifiées conformes aux originaux réalisées par nos experts traducteurs.
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Le tout en respectant :
- Les délais parfois serrés grâce aux outils de TAO (Traduction Assistée par Ordinateur) associés à l’expertise humaine. Ce type d’outil (à ne pas confondre avec un logiciel de traduction automatique) permet au traducteur professionnel de disposer d’une mémoire de traduction. Cette base de données s’enrichit au fur et à mesure de l’avancée du projet et des suivants. Elle enregistre les segments déjà traduits et les propose au spécialiste linguistique, libre de les accepter ou non selon le cas de figure.
- La qualité est exigée grâce à un contrôle systématique avant livraison.
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